Das World-Café wurde im Jahr 1995 von den US-amerikanischen Unternehmensberatern Juanita Brown und David Isaacs entwickelt und eignet sich für Gruppen ab zwölf bis zu 2000 Teilnehmenden. Das Ziel des World Café Workshops ist es, verschiedene Herangehensweisen kennenzulernen, konstruktiv zu diskutieren und somit gemeinsam Lösungen für die Pflege und Pflegeunternehmen zu finden. Mit diesem Blogartikel möchte ich Ihnen die Workshop Methode World Café vorstellen, meine Erfahrungen hierzu teilen und aufzeigen, was damit erreicht werden kann.
Der Ablauf des World-Café Workshops
Das World-Café soll, wie der Name bereits sagt, eine ungezwungene Kaffeehaus-Atmosphäre erzeugen. Die Teilnehmenden stehen oder sitzen an kleinen Tischen mit vier bis fünf Personen. Ein World-Café Workshop dauert circa 45 Minuten bis zu drei Stunden. Je nach Grösse der Gruppe und Thema. Die Tische werden wie in einem Kaffeehaus mit Getränken und Tischdecken ausgestattet. Dazu gibt es Papier, Stifte und Marker, um die neuen Erkenntnisse festzuhalten.
Ein Moderator erläutert zu Beginn den Ablauf. Er weist auf Regeln hin und stellt passende Fragen, basierend auf den derzeitigen Herausforderungen im Pflegeunternehmen. Pro Tisch gibt es einen Gastgeber, welcher vor der Durchführung des World-Cafés geschult wird. Die Gastgeber achten während der Durchführung auf eine freundliche und offene Atmosphäre. Nach 20-30 Minuten wechseln die Teilnehmenden die Tische und finden sich in einer neuen Konstellation ein. Die Gastgeber bleiben an den jeweiligen Tischen zurück. Sie begrüssen die neuen Gäste, berichten von der vorherigen Diskussion und bringen das Gespräch erneut in Gang.
Wie diese Methode zu Lösungen für die Pflege führt
Durch die «neuen» Teilnehmenden eröffnen sich neue Perspektiven und Ideen können weiterentwickelt werden. Um die neu gewonnen Erkenntnisse festzuhalten, werden diese auf den Tischdecken/Papier visualisiert und einander vorgestellt. Das World-Café bietet somit einen sicheren Rahmen, um neue Ideen, Möglichkeiten und Strategien zu entdecken. Es leitet dazu an, die eigenen Vorgehensweisen zu reflektieren und voneinander zu lernen. Durch konstruktive Diskussionen werden Lösungen für die Pflege und das jeweilige Pflegeunternehmen erarbeitet. Wichtig hierbei ist, dass alle Beteiligten zu Wort kommen und jeder und jede die Bereitschaft für Veränderung mitbringt.
Am Schluss werden die Ergebnisse der einzelnen Tische präsentiert. Hierbei können weitere Ergänzungen gemacht werden. Diese werden danach in einer letzten Runde aufgearbeitet. Um die Energie des Workshops in den Alltag mitzunehmen, ist ein schneller Transfer essenziell. Sobald die umzusetzenden Aufgaben in Arbeitshandlungen unterteilt wurden, können die Gastgeber mit den jeweiligen Gruppen die Veränderungen in Gang setzen.
Warum das World-Café für Pflegeunternehmen geeignet ist
Es nimmt wenig Zeit in Anspruch und schafft Raum für neue Ideen und Lösungen. Zudem bringt es grosse Gruppen ins Gespräch miteinander und garantiert einen optimalen Wissens- und Erfahrungsaustausch. Durch das World-Café können bestehende Prozesse hinterfragt und optimiert werden. Ein schöner Nebeneffekt hierbei ist die Vernetzung der Teilnehmenden untereinander. Das World-Café schafft somit die Grundlage für eine optimale Zusammenarbeit und gemeinsame Ziele und Visionen. In der angenehmen Atmosphäre lässt es sich leicht austauschen. Dazu tragen die Snacks und Getränke an den Tischen zu einem entspannten Austausch bei.
Mögliche Themen, um Lösungen für die Pflege zu finden
Das World-Café eignet sich für viele Themengebiete im Pflegeunternehmen. Einige hiervon habe ich für Sie aufgelistet:
- Eine Verbesserung der Zusammenarbeit im Pflegeunternehmen
- Zur Lösungsfindung bei komplexen Problemen im Unternehmen
- Bei grossen Veränderungsprozessen
- Zur Optimierung der Pflegeorganisation und bestehender Pflegeprozesse
- Zur Erstellung klarer Pflegekonzepte und Leitbilder
Meine Erfahrungen mit der Workshop Methode World-Café
Anfangs November habe ich einen Workshop in einer Spitex mit 40 Personen durchgeführt. Ich teile hiermit meine Erfahrungen und zeige auf, was für den Erfolg des World-Cafés ausschlaggebend ist.
Ein wichtiger Punkt sind die Fragestellungen. Diese sollten sehr gut vorbereitet sein und dazu anregen, Lösungen für bestehende Schwierigkeiten zu finden. Indem ich den Fokus bereits in der Fragestellung auf die Lösung gesetzt habe, war es für die Teilnehmenden leichter, sich auf die Lösungsfindung zu fokussieren.
Meiner Erfahrung nach, sollten nicht zu viele Fragen vorbereitet werden. Wichtiger ist der Fokus auf wenige, offene Fragestellungen. Dies lädt die Teilnehmenden dazu ein, kreativ zu werden und Ideen zu entwickeln, die zu Lösungen für die Pflege führen. Motivierende Einstiegsworte mit einer klaren Zielfokussierung, tragen zum Erfolg des Workshops bei.
Die Atmosphäre sollte einladend sein und genügend Platz für die Gruppen bieten. Wichtig ist auch die Dekoration im Raum, sowie die Snacks auf den Tischen. Diese halten den Blutzucker im Schuss. Indem während des Gesprächs Kaffee serviert wird, entsteht bei den Teilnehmenden ein Gefühl, als würden sie in einem Kaffeehaus sitzen. Dadurch kommen sie rasch ins Gespräch und können sich ungezwungen über die Fragestellung unterhalten.
Die Gastgeber der jeweiligen Tische müssen gut instruiert werden, um gezielt nachzufragen, wenn bei den Workshop Teilnehmenden etwas unklar ist. Ebenfalls sind sie dafür verantwortlich, das Gespräch wieder sanft in die Richtung der Lösungsfindung zu lenken, sobald die Teilnehmenden abschweifen. Die Gastgeber nehmen eine wichtige Funktion wahr und ihre Zusammenarbeit ist ausschlaggebend für den Erfolg des World-Cafés.
Wir hätten mehr als 20 Minuten pro Thema einplanen können. In 30 Minuten liesse es sich noch entspannter über verschiedene Lösungsansätze diskutieren. Dies war ein wichtige Erkenntnis, welche ich in einen nächsten Workshop mitnehme.
Mein Fazit: Es war ein grosser Erfolg, vor allem auch deshalb, weil die Mitarbeitenden ihre Lösungsansätze miteinbringen konnten.
Weshalb Sie den Workshop nicht selbst durchführen sollten
Wenn Sie ein World-Café in ihrem Pflegeunternehmen durchführen möchten, lohnt sich eine professionelle Moderation immer. Denn es gibt einige Fallstricke, die den Erfolg des Workshops gefährden können.
Die häufigsten habe ich Ihnen nachfolgend aufgelistet:
- Die Teilnehmenden orientieren sich zu stark am Gastgeber und tauschen sich nicht untereinander aus
- Die Fragestellungen sind unpassend und führen nicht zu konstruktiven Diskussionen, was den Erfolg der Methode verhindert
- Das Thema ist unkonkret und es gibt keine Zieldefinition
- Die Durchmischung der Teilnehmenden ist nicht optimal – Es benötigt bekannte Sichtweisen und Teilnehmende mit neuen Ideen
Wie Sie sehen, ist eine professionelle Moderation notwendig, um den Erfolg zu gewährleisten und allen Beteiligten neue Sichtweisen und Denkanstösse mitzugeben.
Meine Schlussfolgerungen
Die World-Café Workshop Methode führt rasch zu Lösungen für die Pflege und Pflegeunternehmen. Da diese Methode das Wissen aller Teilnehmenden zusammenführt. Somit entstehen neue Ideen und Lösungen. Das gewählte Thema kann in der Tiefe diskutiert und aus verschiedenen Blickwinkeln betrachtet werden. Das World-Café sorgt dafür, dass sich die Teilnehmenden motiviert an die Umsetzung neuer Lösungsvorschläge machen, weil sie selbst dazu beitrugen, dass diese entstanden.
Wenn auch Sie sich Unterstützung bei der Durchführung eines World-Café Workshops wünschen, kontaktieren Sie mich gerne. Ich freue mich von Ihnen zu hören.